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MANUAL DE POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y HABEAS DATA GRUPO HBB

GRUPO HBB, comprometido con los valores de respeto, sujeción a la legalidad, reserva, confidencialidad, disponibilidad, integridad y manejo adecuado de la información y en especial con la convicción en la garantía de los derechos fundamentales, por medio de la presente elaboración y propuesta, pretende dar cumplimiento a la Ley 1266 de 2008 y a la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, dentro de las cuales se destaca la necesidad de adoptar un Manual de políticas y procedimientos que garanticen el cumplimiento de dicha ley, atendiendo a las consultas y reclamos que surjan por parte del Titular de los datos personales.

En los literales d) y e) del Artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se hace mención del encargado y responsable del tratamiento, Cumpliendo GRUPO HBB, con estas dos cualidades de manera simultánea y en muchas de las bases de datos que se manejan, se responsabiliza de toda información sobre datos personales y se obliga a custodiarlas en la forma establecida en dicha ley.

 

1.     DEFINICIONES:

Para efectos de la ejecución de la presente política serán aplicables las siguientes definiciones:

  1. b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales-
  2. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o
  3. Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
  4. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
  5. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de
  7. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El tratamiento de datos personales en GRUPO HBB se regirá por los siguientes principios

Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

 

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de GRUPO HBB cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte del GRUPO HBB se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.

 

Principio de seguridad: GRUPO HBB adelantará todas las medidas técnicas, administrativas y humanas para garantizar que la información personal de los titulares almacenada en bases de datos físicas o digitales no circule o sea accedida por personas no autorizadas

 

 

 

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES: La Ley 1581 de 2012 establece que los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:
  2. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley.

 

  1. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos
  2. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  3. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
  4. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de

4.   FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS:

A través de la presente política GRUPO HBB formaliza el tratamiento de datos personales aplicable a las actividades con accionistas, directivos, clientes, usuarios, prestadores, proveedores, empleados, distribuidores, candidatos a vacantes en la compañía y en general, toda persona natural Titular de los datos personales que aparecen registrados en nuestras bases de datos. GRUPO HBB utilizará la información personal obtenida, de manera directa o indirecta, de dichas personas, en general para el cumplimiento y desarrollo de su objeto social y su Empresa, y específicamente para: (i) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud de los contratos y relaciones comerciales ii) Dar cumplimiento a los deberes legales que le corresponden, entre ellos, para el proceso de facturación y cobro por servicios prestados; para incluirlos en los sistemas informáticos de gestión de proveedores e insumos; para realizar la vinculación y análisis jurídico y financiero previo a la iniciación de una relación comercial o contractual; para entregar información periódica o eventual a las autoridades tributarias y gubernamentales del Orden Nacional, Departamental o Local; para realizar las gestiones de pago a proveedores; para diligenciar documentación relativa a trámites ante autoridades diplomáticas; para la realización de reservas y trámites legales o comerciales inherentes a las labores como empleados, estos datos podrán ser utilizados por GRUPO HBB durante la relación laboral o de prestación de servicios o vinculación estratégica mediante contratos y/o convenios con la finalidad de potenciar las habilidades de los empleados, prestadores, o vinculados por medio de cursos, capacitaciones, talleres, etc., y para incorporarlos a los diferentes procesos de bienestar y planes de beneficios; para suministrar información del empleado a las entidades de seguridad social; para fines de comunicación interna y publicidad de información de interés y para la gestión de riesgos; para el almacenamiento de registros fílmicos que constituyan evidencias futuras; para el desarrollo y ejecución de programas de promoción y prevención de enfermedades en la salud de los trabajadores; para la gestión de la telefonía celular y trámites ante entidades de servicios de telecomunicaciones y servicios de tecnología; para el desarrollo de procesos de contratación y subcontratación de proveedores de bienes y servicios; para suministrar u obtener referencias comerciales y/o financieras; para adoptar

 

medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas (iii) Para proveer información sobre nuestros productos y servicios; (iv) Para efectuar eventos o promociones de tipo comercial, social e informativo; (v) Para llevar a cabo campañas, estudios, promociones o concursos de carácter comercial, social, de mercadeo, publicitarios o en ejecución de nuestro objeto social; (vi) Para programas de fidelización y actualización de datos de accionistas, directivos, clientes, usuarios, prestadores, proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros; (vii) Para informar sobre cambios de nuestros productos, precios o servicios; (viii) Para realizar eventuales evaluaciones que nos informen sobre la calidad y satisfacción de nuestros productos y/o servicios mediante encuestas de satisfacción.

Así mismo, con el fin de validar su identidad en el manejo de los productos y/o servicios que adquieran con el GRUPO HBB, este podrá tomar y administrar la huella digital o usar otros mecanismos biométricos autorizados de sus accionistas, directivos, clientes, usuarios, prestadores, proveedores, empleados, distribuidores, candidatos a las vacantes de la compañía y otros terceros.

GRUPO HBB podrá entregar los datos personales de sus accionistas, directivos, clientes, usuarios, prestadores, proveedores, empleados, distribuidores, candidatos a las vacantes de la compañía y otros terceros, a entidades radicadas en Colombia o en el exterior, sean públicas o privadas, siempre y cuando sean empresas o entidades con las que GRUPO HBB se relacione por vínculos de participación accionaria, o sean subsidiaria u operada; o la entrega de datos personales tenga como finalidad la estructuración, diseño e implementación de ofertas de productos y/o servicios, beneficios y planes de bienestar o selección o en general propuestas de valor adicionales a las que GRUPO HBB está en capacidad de ofrecer de manera autónoma, o tenga como finalidad facilitar el desarrollo del objeto social de GRUPO HBB mediante la tercerización de sus procesos, tales como archivo físico o digital, cobranza, gestión de riesgos, desarrollo de software, contacto de miembros, investigación de mercados, elaboración de análisis estadísticos, elaboración de estrategias comerciales y/o sociales, mercadeo, estudios de impacto social, participación en programas sociales de inclusión del estado, establecimiento de nuevos canales de atención, y demás fines relacionados y conexos.

Las anteriores actividades podrán ser realizadas a través de correo físico, correo electrónico, teléfono fijo, sitio web, teléfono celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto, fax, redes sociales, encuestas o a través de cualquier otro medio de comunicación ampliamente conocido, dando cumplimiento a lo previsto en la normatividad vigente.

GRUPO HBB cuenta con un sistema de circuito cerrado de televisión, a fin de garantizar la seguridad personal en sus diferentes sedes, por tanto los datos sobre la imagen personal solo serán utilizados por GRUPO HBB para los fines pertinentes, y será esta imagen personal conocida por los funcionarios de GRUPO HBB por LOS PRESTADORES o CONTRATISTAS que el presente asunto involucre y por LAS AUTORIDADES COMPETENTES, según sea el caso; en ningún momento los datos biométricos por imágenes personales, serán utilizados por GRUPO HBB para actividad diferente a la consagrada en el contrato de SUMINISTRO del servicio de circuito cerrado de televisión.

 

 

5.    MEDIDAS DE CONTROL DE ACCESO PARA BASES DE DATOS EN CALIDAD DE RESPONSABLE Y DE ENCARGADO:

Las bases de datos se encuentran almacenadas en un servidor externo (VPS), el cual se encuentra administrado por la empresa Gestión TI.

 

Para acceder a este servidor solamente se puede hacer con un super administrador, el cual debe pasar dos filtros de seguridad. Además de esto, el servidor cuenta con un firewall que cumple la función de bloquear el acceso de personas no autorizadas. Por último, el servidor cuenta con un certificado de seguridad (SSL) el cual encripta la información que sale e ingresa al mismo.

 

Respecto a las bases de datos que se encuentran disponibles para ser descargadas desde los administradores de los formularios, éstas solamente pueden ser descargadas por la persona encargada de liderar el proceso de parte de Grupo HBB y por el contacto del cliente. Para garantizar que el procedimiento se efectúe de esta manera, los ingresos a los administradores de los formularios solicitan un usuario y contraseña, el cual tiene únicamente el líder del proceso y el cliente.

 

Respecto a las bases de datos correspondientes al registro en los eventos, éstas son almacenadas en la nube en una ubicación a la cual solamente tienen acceso las personas encargadas de operar los eventos. Estas bases de datos son almacenadas durante 5 años en la nube de la compañía.

 

  1. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, GRUPO HBB solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la

Política para el tratamiento de datos de niños y adolescentes: Los niños, niñas y adolescentes, podrán ser usuarios de los productos y servicios que ofrece GRUPO HBB, siempre y cuando actúen a través de o debidamente representados por sus padres o por quienes tengan la patria potestad del menor o su representación legal. GRUPO HBB velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales, únicamente habrá tratamiento de éstos datos cuando exista autorización expresa de sus representantes legales.

 

7.  ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL:

 

 

DERECHO DE RECLAMOS:

El Titular de datos personales que considere que la información contenida o almacenada en una base de datos que corresponda a los registros de GRUPO HBB, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el Responsable o Encargado del tratamiento de GRUPO HBB

 

El reclamo lo podrá presentar el Titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Para garantizar la confidencialidad y privacidad de la información personal y su entrega al titular de la misma, los reclamos se tramitarán por medio de un escrito1 con reconocimiento de firma y contenido ante notario público colombiano, en caso de estar en el territorio colombiano, o ante cónsul colombiano o la autoridad competente de otro país con tramite de apostille, en caso de estar en un país extranjero.

 

Dicho escrito deberá remitirse a las oficinas de GRUPO HBB ubicadas en KR 43 B # 14-51 Of. 708 Medellín Antioquia, Colombia.

 

Si el reclamo estuviese incompleto, el Titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas o errores2. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En el caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez GRUPO HBB haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantiene hasta que el reclamo sea decidido y, el término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, GRUPO HBB informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

 

 

1 Con el fin de garantizar que la persona que hace la consulta sí es el Titular de los datos personales por los que se hace la reclamación, y así darle mayor protección los datos que reposan en nuestras bases de datos.

2 En este caso, no requerirá nuevamente reconocimiento de firma y contenido ante notario público o ante cónsul colombiano más apostille.

 

Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo al correo electrónico analistainformacion@in- contacto.com o llamar a la línea telefónica de GRUPO HBB, teléfono (+574) 448-97-87, o radicarla en la dirección CR 43B 14 51 OF 708 Medellín correspondiente a nuestra oficina en Antioquia, Colombia.

8.  Modificaciones a la política de Privacidad y tratamiento de datos personales:

 

GRUPO HBB se reserva el derecho de modificar las normas de confidencialidad y protección de datos con el fin de adaptarlas a nuevos requerimientos de tipo legal, jurisprudencial, técnico, y en general, cuando sea necesario para prestar un mejor servicio.

 

 

9.  DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013:

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 GRUPO HBB procederá a publicar un aviso en su página web oficial www.in- contato.com dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de GRUPO HBB

 

 

 

10.  FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA:

La presente política iniciará su vigencia el día primero de junio de 2016 y tendrá validez mientras GRUPO HBB ejerza su objeto social en Colombia, o hasta que la ley disponga asunto en contrario o diferente.

Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de GRUPO HBB, debiendo dar a conocer oportunamente a los Titulares de los datos personales, dichas modificaciones.

Las políticas, según instructivo que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio serán publicadas de acuerdo a lo establecido por dicha Entidad.

GRUPO HBB, comprometido con los valores de respeto, sujeción a la legalidad, reserva, confidencialidad, disponibilidad, integridad y manejo adecuado de la información y en especial con la convicción en la garantía de los derechos fundamentales, por medio de la presente elaboración y propuesta, pretende dar cumplimiento a la Ley 1266 de 2008 y a la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, dentro de las cuales se destaca la necesidad de adoptar un Manual de políticas y procedimientos que garanticen el cumplimiento de dicha ley, atendiendo a las consultas y reclamos que surjan por parte del Titular de los datos personales.

En los literales d) y e) del Artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se hace mención del encargado y responsable del tratamiento, Cumpliendo GRUPO HBB, con estas dos cualidades de manera simultánea y en muchas de las bases de datos que se manejan, se responsabiliza de toda información sobre datos personales y se obliga a custodiarlas en la forma establecida en dicha ley.

1.     DEFINICIONES:
Para efectos de la ejecución de la presente política serán aplicables las siguientes definiciones:

b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales-

b)  Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

c)   Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

d)  Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

e)  Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

2.  PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El tratamiento de datos personales en GRUPO HBB se regirá por los siguientes principios

Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de GRUPO HBB cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte del GRUPO HBB se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.

 

Principio de seguridad: GRUPO HBB adelantará todas las medidas técnicas, administrativas y humanas para garantizar que la información personal de los titulares almacenada en bases de datos físicas o digitales no circule o sea accedida por personas no autorizadas

 

 

 

 

3.  DERECHOS DE LOS TITULARES: La Ley 1581 de 2012 establece que los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

d)  Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e)  Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

4.   FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS:
A través de la presente política GRUPO HBB formaliza el tratamiento de datos personales aplicable a las actividades con accionistas, directivos, clientes, usuarios, prestadores, proveedores, empleados, distribuidores, candidatos a vacantes en la compañía y en general, toda persona natural Titular de los datos personales que aparecen registrados en nuestras bases de datos. GRUPO HBB utilizará la información personal obtenida, de manera directa o indirecta, de dichas personas, en general para el cumplimiento y desarrollo de su objeto social y su Empresa, y específicamente para: (i) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud de los contratos y relaciones comerciales ii) Dar cumplimiento a los deberes legales que le corresponden, entre ellos, para el proceso de facturación y cobro por servicios prestados; para incluirlos en los sistemas informáticos de gestión de proveedores e insumos; para realizar la vinculación y análisis jurídico y financiero previo a la iniciación de una relación comercial o contractual; para entregar información periódica o eventual a las autoridades tributarias y gubernamentales del Orden Nacional, Departamental o Local; para realizar las gestiones de pago a proveedores; para diligenciar documentación relativa a trámites ante autoridades diplomáticas; para la realización de reservas y trámites legales o comerciales inherentes a las labores como empleados, estos datos podrán ser utilizados por GRUPO HBB durante la relación laboral o de prestación de servicios o vinculación estratégica mediante contratos y/o convenios con la finalidad de potenciar las habilidades de los empleados, prestadores, o vinculados por medio de cursos, capacitaciones, talleres, etc., y para incorporarlos a los diferentes procesos de bienestar y planes de beneficios; para suministrar información del empleado a las entidades de seguridad social; para fines de comunicación interna y publicidad de información de interés y para la gestión de riesgos; para el almacenamiento de registros fílmicos que constituyan evidencias futuras; para el desarrollo y ejecución de programas de promoción y prevención de enfermedades en la salud de los trabajadores; para la gestión de la telefonía celular y trámites ante entidades de servicios de telecomunicaciones y servicios de tecnología; para el desarrollo de procesos de contratación y subcontratación de proveedores de bienes y servicios; para suministrar u obtener referencias comerciales y/o financieras; para adoptar

medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas (iii) Para proveer información sobre nuestros productos y servicios; (iv) Para efectuar eventos o promociones de tipo comercial, social e informativo; (v) Para llevar a cabo campañas, estudios, promociones o concursos de carácter comercial, social, de mercadeo, publicitarios o en ejecución de nuestro objeto social; (vi) Para programas de fidelización y actualización de datos de accionistas, directivos, clientes, usuarios, prestadores, proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros; (vii) Para informar sobre cambios de nuestros productos, precios o servicios; (viii) Para realizar eventuales evaluaciones que nos informen sobre la calidad y satisfacción de nuestros productos y/o servicios mediante encuestas de satisfacción.

Así mismo, con el fin de validar su identidad en el manejo de los productos y/o servicios que adquieran con el GRUPO HBB, este podrá tomar y administrar la huella digital o usar otros mecanismos biométricos autorizados de sus accionistas, directivos, clientes, usuarios, prestadores, proveedores, empleados, distribuidores, candidatos a las vacantes de la compañía y otros terceros.

GRUPO HBB podrá entregar los datos personales de sus accionistas, directivos, clientes, usuarios, prestadores, proveedores, empleados, distribuidores, candidatos a las vacantes de la compañía y otros terceros, a entidades radicadas en Colombia o en el exterior, sean públicas o privadas, siempre y cuando sean empresas o entidades con las que GRUPO HBB se relacione por vínculos de participación accionaria, o sean subsidiaria u operada; o la entrega de datos personales tenga como finalidad la estructuración, diseño e implementación de ofertas de productos y/o servicios, beneficios y planes de bienestar o selección o en general propuestas de valor adicionales a las que GRUPO HBB está en capacidad de ofrecer de manera autónoma, o tenga como finalidad facilitar el desarrollo del objeto social de GRUPO HBB mediante la tercerización de sus procesos, tales como archivo físico o digital, cobranza, gestión de riesgos, desarrollo de software, contacto de miembros, investigación de mercados, elaboración de análisis estadísticos, elaboración de estrategias comerciales y/o sociales, mercadeo, estudios de impacto social, participación en programas sociales de inclusión del estado, establecimiento de nuevos canales de atención, y demás fines relacionados y conexos.

Las anteriores actividades podrán ser realizadas a través de correo físico, correo electrónico, teléfono fijo, sitio web, teléfono celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto, fax, redes sociales, encuestas o a través de cualquier otro medio de comunicación ampliamente conocido, dando cumplimiento a lo previsto en la normatividad vigente.

GRUPO HBB cuenta con un sistema de circuito cerrado de televisión, a fin de garantizar la seguridad personal en sus diferentes sedes, por tanto los datos sobre la imagen personal solo serán utilizados por GRUPO HBB para los fines pertinentes, y será esta imagen personal conocida por los funcionarios de GRUPO HBB por LOS PRESTADORES o CONTRATISTAS que el presente asunto involucre y por LAS AUTORIDADES COMPETENTES, según sea el caso; en ningún momento los datos biométricos por imágenes personales, serán utilizados por GRUPO HBB para actividad diferente a la consagrada en el contrato de SUMINISTRO del servicio de circuito cerrado de televisión.

 

5.    MEDIDAS DE CONTROL DE ACCESO PARA BASES DE DATOS EN CALIDAD DE RESPONSABLE Y DE ENCARGADO:
Las bases de datos se encuentran almacenadas en un servidor externo (VPS), el cual se encuentra administrado por la empresa Gestión TI.

 

Para acceder a este servidor solamente se puede hacer con un super administrador, el cual debe pasar dos filtros de seguridad. Además de esto, el servidor cuenta con un firewall que cumple la función de bloquear el acceso de personas no autorizadas. Por último, el servidor cuenta con un certificado de seguridad (SSL) el cual encripta la información que sale e ingresa al mismo.

 

Respecto a las bases de datos que se encuentran disponibles para ser descargadas desde los administradores de los formularios, éstas solamente pueden ser descargadas por la persona encargada de liderar el proceso de parte de Grupo HBB y por el contacto del cliente. Para garantizar que el procedimiento se efectúe de esta manera, los ingresos a los administradores de los formularios solicitan un usuario y contraseña, el cual tiene únicamente el líder del proceso y el cliente.

 

Respecto a las bases de datos correspondientes al registro en los eventos, éstas son almacenadas en la nube en una ubicación a la cual solamente tienen acceso las personas encargadas de operar los eventos. Estas bases de datos son almacenadas durante 5 años en la nube de la compañía.

 

6.  SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, GRUPO HBB solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud.

Política para el tratamiento de datos de niños y adolescentes: Los niños, niñas y adolescentes, podrán ser usuarios de los productos y servicios que ofrece GRUPO HBB, siempre y cuando actúen a través de o debidamente representados por sus padres o por quienes tengan la patria potestad del menor o su representación legal. GRUPO HBB velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales, únicamente habrá tratamiento de éstos datos cuando exista autorización expresa de sus representantes legales.

7.  ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL:
DERECHO DE RECLAMOS:

El Titular de datos personales que considere que la información contenida o almacenada en una base de datos que corresponda a los registros de GRUPO HBB, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el Responsable o Encargado del tratamiento de GRUPO HBB

 

El reclamo lo podrá presentar el Titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Para garantizar la confidencialidad y privacidad de la información personal y su entrega al titular de la misma, los reclamos se tramitarán por medio de un escrito1 con reconocimiento de firma y contenido ante notario público colombiano, en caso de estar en el territorio colombiano, o ante cónsul colombiano o la autoridad competente de otro país con tramite de apostille, en caso de estar en un país extranjero.

 

Dicho escrito deberá remitirse a las oficinas de GRUPO HBB ubicadas en KR 43 B # 14-51 Of. 708 Medellín Antioquia, Colombia.

 

Si el reclamo estuviese incompleto, el Titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas o errores2. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En el caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez GRUPO HBB haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantiene hasta que el reclamo sea decidido y, el término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, GRUPO HBB informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

 

 

 

1 Con el fin de garantizar que la persona que hace la consulta sí es el Titular de los datos personales por los que se hace la reclamación, y así darle mayor protección los datos que reposan en nuestras bases de datos.

2 En este caso, no requerirá nuevamente reconocimiento de firma y contenido ante notario público o ante cónsul colombiano más apostille.

Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo al correo electrónico analistainformacion@in- contacto.com o llamar a la línea telefónica de GRUPO HBB, teléfono (+574) 448-97-87, o radicarla en la dirección CR 43B 14 51 OF 708 Medellín correspondiente a nuestra oficina en Antioquia, Colombia.

8.  Modificaciones a la política de Privacidad y tratamiento de datos personales:
GRUPO HBB se reserva el derecho de modificar las normas de confidencialidad y protección de datos con el fin de adaptarlas a nuevos requerimientos de tipo legal, jurisprudencial, técnico, y en general, cuando sea necesario para prestar un mejor servicio.

 

 

9.  DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013:
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 GRUPO HBB procederá a publicar un aviso en su página web oficial www.in- contato.com dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de GRUPO HBB

 

 

 

10.  FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA:
La presente política iniciará su vigencia el día primero de junio de 2016 y tendrá validez mientras GRUPO HBB ejerza su objeto social en Colombia, o hasta que la ley disponga asunto en contrario o diferente.

Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de GRUPO HBB, debiendo dar a conocer oportunamente a los Titulares de los datos personales, dichas modificaciones.

Las políticas, según instructivo que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio serán publicadas de acuerdo a lo establecido por dicha Entidad.

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